Podsumowanie projektu jako nowy początek

Tekst jest wprowadzeniem do wykładu na Design talks Business 2020, podczas którego w szczegółach przyjrzymy się tematowi retrospektywy i wyciąganiu wniosków ze zrealizowanych projektów.

Synergia jest jednym z najcenniejszych efektów pracy zespołowej. Osiągnięcie jej jednak nie jest łatwym zadaniem i wymaga odpowiedniego zarządzania procesami grupowymi. W ferworze pracy ciężko jest być stale uważnym na zadania, siebie i ludzi, jednocześnie poddając się ciągłej refleksji. Dlatego dobrym momentem na to, aby zebrać wszystkie spostrzeżenia, jest koniec projektu, podczas którego warto przeprowadzić tzw. retro.

Czując niedosyt efektywności spotkań retrospektywnych w naszym zespole, chcieliśmy znaleźć rozwiązanie, dzięki któremu będziemy mogli się jak najpełniej rozwijać. Zaczynaliśmy od metod wskazywanych w zarządzaniu opartym o Agile. Nie jesteśmy jednak firmą programistyczną, tylko strategiczno-projektową, więc potrzebowaliśmy czegoś, co będzie dopasowane do naszych potrzeb i specyfiki pracy. Wypracowaliśmy własną strukturę spotkań, która daje nam świetne podstawy do budowania kultury organizacyjnej firmy opartej o wzmacnianie potencjału członków zespołu i dawanie poczucia wolności, tak ważnej w pracy kreatywnej.

Retrospektywa

Retro – czyli spotkanie zespołu, na którym grupowo analizowana jest przeszłość po to, aby móc działać w bardziej świadomy sposób w przyszłości. Podsumowanie może dotyczyć zamknięcia projektu czy określonego okresu czasowego.

Taki rodzaj refleksji może mieć niski priorytet, szczególnie w sytuacjach, w których czas goni nieubłaganie. Rezygnując z niej decydujemy się na zarządzanie kryzysami, nie dostrzegając wiedzy, która wytworzyła się wewnątrz organizacji lub w zespole, mogącej być podstawą do efektywniejszej pracy w przyszłości.

Powodem, dla którego na spotkanie zapraszany jest cały zespół, jest możliwość zobaczenia projektu z wielu perspektyw. Samodzielnie jesteśmy w stanie spojrzeć na własną wersję wydarzeń. Zderzenie kilku punktów widzenia daje możliwość dostrzeżenia pełnego obrazu sytuacji. Dobrze jest mieć wyobrażenie retro jako zbiorowego układania puzzli, przy czym każdy fragment to czyjaś perspektywa. Wchodząc na spotkanie z taką wizją, automatycznie mamy też świadomość tego, że nasza prawda, jakkolwiek jest ważna, jest w dużej mierze fragmentem większej całości. Takie myślenie pozwala obniżyć prawdopodobieństwo potencjalnego konfliktu, wynikającego z otwartości i szczerości, które są podstawą takich spotkań.

Komponenty retro

W ramach własnych poszukiwań i udoskonalania pracy naszego zespołu, testowaliśmy sposoby kompleksowego uchwycenia tego tematu, jednak wiele z nich skupiało się tylko na pewnym fragmencie, nie zwracając uwagi na inny. Kluczowe dla nas okazało się uwzględnienie trzech, a właściwie czterech aspektów, które stworzyły podstawę do analizy przeszłości i dały nowe możliwości patrzenia na nasz rozwój, zarówno organizacyjny, jak i osobisty. Rozwój nie zawsze dzieje się tylko w obszarze organizacji pracy. Nie zawsze też dzieje się we wszystkich elementach na raz. Dlatego warto pamiętać o uwzględnianiu pełnego obrazu.

W takiej strukturze spotkań rozmawiamy nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Zazwyczaj dyskutujemy wtedy parę godzin, co w efekcie pozwala nam doskonalić się na różnych poziomach i sprawniej realizować kolejne projekty. Ważne jest też kończenie spotkania z planem działań. Nie może być ono tylko sesją zażaleń, po której nie zmienimy naszego postępowania, jako organizacja i jako członkowie zespołu, choć funkcja rozładowania napięć jest niezwykle ważna.

1. Projekt
Retro bywa robione głównie pod kątem ewaluacji projektu, a więc zrealizowanych zadań, zmapowania trudności, wskazania elementów, które się udały. Naturalnym myśleniem w tej sytuacji jest analiza organizacji pracy i sposobów zarządzania projektami oraz efektywności wykonywanych działań.

2. Zespół
W ramach rozmów podczas retro dbamy także o podnoszenie wątków związanych z relacjami, aby stale dbać o ducha zespołu i jego zdrową atmosferę. Analiza procesów grupowych ma szczególne znaczenie, jeśli chodzi o udoskonalenie procesów kreatywnych czy komunikacyjnych. Jest to okazja do tego, aby zastanowić się nad tym jak zespół wpływa na mnie, co wnoszę, co mi zabiera, w jaki sposób mnie zmienia i czy to na pewno jest właściwy kierunek zmiany.

3. Ja
Kolejnym ważnym elementem jest rozwijanie własnych umiejętności. Retro jest doskonałą okazją do tego, aby posłuchać o sobie, swojej pracy i wyznaczać konkretne cele pracy nad sobą, a także doceniać się wzajemnie. Rozwijanie samoświadomości i poszerzanie samowiedzy pozwalają na budowanie silnej samooceny, a co za tym idzie, gotowości do podejmowania nowych wyzwań. Tu warto nadmienić, że nie chodzi o coachingowe stawianie sobie celów i wychodzenie ze strefy komfortu. Jest to raczej praca na jej poszerzaniu i akceptowaniu tego, że czasem celem jest odpoczynek.

4. Okoliczności
Podczas analizy nie można zapomnieć o tym, że w trakcie pracy pojawiają się różne okoliczności zewnętrzne, tj. zmiany w założeniach, trudności wynikające ze współpracy z klientem, czy prywatne kwestie członków zespołu. To pozwala także zauważyć, że wokół wymienionych procesów są także różnego rodzaju okoliczności, które wpływają na nas i zmieniają trajektorię zachowań. Warto je uwzględnić w swoim retro i zastanowić się w jaki sposób na nie reagować.

W takiej strukturze spotkań rozmawiamy nie rzadziej niż raz na 3 miesiące. Zazwyczaj dyskutujemy wtedy parę godzin, co w efekcie pozwala nam doskonalić się na różnych poziomach i sprawniej realizować kolejne projekty. Ważne jest też kończenie spotkania z planem działań. Nie może być ono tylko sesją zażaleń, po której nie zmienimy naszego postępowania, jako organizacja i jako członkowie zespołu, choć funkcja rozładowania napięć jest niezwykle ważna.

Autor: Natalia Kacprzyk